نحوه مدیریت تیم از راه دور: بهترین نکات برای مدیریت یک تیم طراحی موفق

مراحل خاص و مبتنی بر تحقیق وجود دارد که مدیران می‌توانند بدون سختی زیاد برای بهبود مشارکت و بهره‌وری کارکنان از راه دور انجام دهند. طراحی فرایندی برای حل مشکلات کاربران است که می‌تواند از راه دور هم مدیریت شود.

برای این کار تیم‌ها باید به طور مداوم اصول فرهنگ مشترک مانند اعتماد، ایمنی روان، ارتباطات و یادگیری را رعایت کنند. ما در این مقاله از طراح سبز، قصد داریم نکاتی را بررسی کنیم که در نحوه مدیریت تیم از راه دور کمکتان کنند.

دورکاری به‌وسیله COVID-19 موردتوجه مردم قرار گرفت. بااین‌حال، نزدیک 5 میلیون نفر، یا تغریبا 3.6 درصد از کل نیروی کار، قبل از همه‌گیری از راه دور کار می‌کردند.

برون سپاری توسعه نرم‌افزار احتمالاً یکی از بهترین نمونه‌های دورکاری است که یک تجارت حاضر بود روی مجموعه مهارت‌های فرد بدون نگرانی درباره‌ی جایی واقع شده، سرمایه گذاری کند. بی‌تردید دورکاری فواید بسیاری دارد، اما با چالش‌های فراوانی هم رو‌به‌رو است.

7 تا از بهترین نکات برای نحوه مدیریت تیم از راه دور بدون دردسر

“اگرچه مسئولیت رسیدگی به یک تیم در محل کار، کار سختی نبود، اکنون مجبورم از راه دور این کار را انجام دهم.” ناامید از این خبر که شرکت او از ماه آینده به طور کامل به‌صورت دورکاری درآمده، Vicky شروع به دادزدن کرد.

“چگونه قرار است طراح جدیدی که قرار است هفته بعد به ما بپیوندد را بیاورم؟ چه کسی قرار است روند کاری ما و نوع سبکی که در طراحی‌هایمان استفاده می‌کنیم را به او یاد بدهد؟ ” او به اظهار ناامیدی خود ادامه داد.

Vicky تنها کسی نیست که این وضعیت را پشت سر می‌گذارد. تعداد بی‌شماری افراد دیگر هستند که به دلیل کرونا مجبور به دورکاری هستند. برای بسیاری، ممکن است به‌طورکلی این یک تجربهٔ جدید باشد، اما حقیقت کمی متفاوت است.

البته، برخی مزایای شگفت‌انگیز برای کار و مدیریت از راه دور وجود دارد. به همین دلیل است که میلیون‌ها نفر هنگامی که فرصت آن پیدا شد این کار را انجام می‌دهند. بیایید به این‌ها یک نگاهی بیندازیم.

فواید کار از راه دور

1.کارکردن از همه‌جا

یکی از مزیت‌هایی که کارمندان از راه دور نسبت به کارهای عادی دارند، بی شک گزینه کارکردن از هر کجا است. نمی‌توان انکار کرد که کارکردن در یک جای دنج و راحت، مطابق میل شما در مقایسه با فضای اداری معمولی شما را فعال‌تر و خلاق‌تر می‌کند.

2.بدون رفت‌وآمد

این از راحت‌طلبی می‌آید. اگر در خانه کار کنید، بدیهی است که دیگر نگران وقت و تلاشی نخواهید بود که قبلاً برای رفت‌وآمد روزانه به دفتر صرف می‌کردید. این یعنی شما می‌توانید پول بیشتری هم جمع کنید.

3.تعادل کار و زندگی بهتر

دورکاری همچنین به این معنی است که شما این فرصت را دارید تا بین کار و زندگی خود تعادل بهتری برقرار کنید.

زمان اضافه‌ای که با نرفتن به سرکار به دست میاورید می‌تواند برای وقت سپردن در کنار خانواده، یادگرفتن چیزهای جدید یا هر کاری که به شما اجازه بدهد از یکنواختی کار فاصله بگیرید، استفاده شود.

4.ساعت کاری انعطاف‌پذیر

اگرچه این از حرفه به حرفهٔ دیگر فرق دارد، اگر به‌عنوان فریلنسر کار می‌کنید، شما این قابلیت را دارید که ساعت‌های کاری‌تان را در آن بخش که احساس می‌کنید بازده بیشتری دارید انتخاب کنید.

حتی اگر به‌عنوان قسمتی از یک تیم کار می‌کنید، شما این گزینه را دارید که انتخاب کنید کی کار کنید و وظایف خود را به اتمام برسانید، فقط آن زمانی که باید با هم‌تیمی‌هایتان همکاری کنید را کنار بگذارید.

چالش‌های نگهداری یک تیم از راه دور

باید بدانید، حقیقت این است که صحبت دربارهٔ مدیریت از راه دور از انجام‌دادنش آسان‌تر است. چالش‌های خودش را دارد. بیایید به این چالش‌ها نگاه بیندازیم تا بهتر راجع به آن‌ها بدانیم.

1.حفظ سلسله‌مراتب

هنگامی که شما در یک دفتر عادی کار می‌کنید، ایجاد سلسه‌مراتب کاملاً راحت است. بااین‌وجود، ایجاد همان سلسله‌مراتب هنگامی که به‌عنوان بخشی از یک تیم دورکاری کار می‌کنید چالش‌برانگیز می‌شود.

شما نیاز به یک رویکرد ساختاری، ترکیب درستی از تکنولوژی و خلاقیت برای ایجاد یک ساختار سلسله‌مراتبی در یک سازمان دارید. به همین دلیل است که این کار چالش‌برانگیزتر شده است.

2.پیگیری کارها

یکی دیگر از چالش‌های دورکاری، پیگیری کارها در هر سطحی است.

چه کسی چه کاری انجام می‌دهد؟ زمان اجرای این پروژه کی بود؟ آخرین وضعیت این کار چیست؟ تمام این سؤالات و یا حتی بیشتر، سؤالات رایجی هستند که مدیران به‌سادگی می‌توانند جواب آنها را با رفتن به میز کارمندان یا فراخوان یک جلسه فوری بگیرند.

اما در کارکردن از راه دور به همین سادگی نیست.

3.اشتراک ارتباط/دانش

ارتباطات ستون فقرات یک سازمان را تشکیل می‌دهد. اما برای داشتن یک جریان ارتباطی در دورکاری تلاش زیادی لازم است؛ چون باید برای برقراری انواع مختلف ارتباط به چندین کانال متکی شوید.

برای مثال، چت کردن برای مکالمات اداری عادی، تماس تصویری برای جلسات، بحث‌های آنلاین برای ایده‌پردازی و موارد دیگر.

4.ساختن یک تیم فعال

البته، یکی از مهم‌ترین عوامل محل کار، محیط آن است. در دفترهای عادی، صحبت‌های معمولی، رویدادهای دفتری و سایر تعاملات، باعث می‌شوند تا به مکان شور و هیجان لازم را بدهند.

هنگامی‌که شما از راه دورکار می‌کنید، هیچ زمینه‌ای برای تعامل حضوری وجود ندارد و ازاین‌رو احتمال یک تیم قدرتمند هم کاهش می‌یابد.

5.پیشرفت

اثر ترکیبی تمام این عوامل موجب رشد تیم می‌شود. هیچ‌کس نمی‌تواند انتظار داشته باشد تیمی که با چالش‌های بالا مواجه است عملکرد عادی داشته باشد.

همان‌طور که دیدید، یک لیست طولانی از چالش‌های مدیریت یک تیم از راه دور وجود دارد.

این چالش‌ها وقتی با تیم‌های طراحی کار می‌کنید، حتی بیشتر هم می‌شوند؛ چون این کار شامل خلاقیت و تخصص فنی است. همان‌طور که گفته شد مثل هر چیز دیگر برای چالش‌ها همراه حلی وجود دارد.

در بخش بعد، ما دربارهٔ برخی نکات برای مدیریت تیم‌های طراحی از راه دور صحبت می‌کنیم.

نکات برای نحوه مدیریت یک تیم طراحی از راه دور

اگر در هنگام مدیریت یک تیم طراحی از راه دور با چالش‌های مشابه مواجه هستید، من ۷ نکته قدرتمند را به شما می‌گویم که به شما در روند کار کمک کند:

۱.یک ساختار کاری ایجاد کنید

یکی از اولین چیزهایی که شما نیاز دارید این است که یک گردشکار ساده داشته باشید تا به طور مؤثر تیم طراحی از راه دور را مدیریت کنید. جریان کار به شما این اطمینان را می‌دهد که همه در هنگام انجام کار یک‌جهت مشخص را می‌دانند.

همچنین جریان کار یک ساختار واضحی را ایجاد می‌کند، بنابراین کارکردن با اعضای جدید هم آسان‌تر می‌شود چون می‌دانید آن فرد چه کاری را باید انجام دهد.

در این جا چند نکته آمده که می‌تواند به شما کمک کند یک ساختار کاری ایجاد کنید یا یک جریان کاری بسازید که در نهایت منجر به واضح‌تر شدن فرایند دورکاری می‌شوند:

• نقش‌های تیمی تعریف کنید؛ هرکسی باید یک نقش تعیین شده و دستورالعمل‌های مشخصی برای انجام هرآنچه با آن نقش می‌آید داشته باشد.
• یک جریان کاری ایجاد کنید؛ با تقسیم‌کردن یک پروژه به چند مرحله، با اختصاص افراد به هر کار بر اساس نقش (تخصص) آنها، شما می‌توانید چگونگی پیشرفت کارها را در حین دورکاری هم تحت‌نظر داشته باشید.
• کارهای بزرگ را به چند کار فرعی کوچک‌تر تقسیم کنید؛ این به مدیریت بهتر کمک می‌کند، چون می‌توانید واضح ببینید کدام بخش‌های کار و توسط چه کسانی انجام می‌گیرند.
• اعلام‌حضور در طول روز؛ این باید بخشی از ساختار کاری شما باشد تا اعضای تیم احساس نکند کنار گذاشته شده‌اند، علاوه بر این، همچنین مطمئن می‌شوید حس مسئولیت‌پذیری در تیم حفظ می‌شود.

۲.یک مکان مرکزی برای تبادل اطلاعات داشته باشید

طراحی به معنی تبادل مقدار زیادی اطلاعات است. بدیهی است که موفقیت در یک پروژه طراحی تا حد زیادی به جریان اطلاعات بستگی دارد.

درست از مرحلهٔ ایده‌پردازی، هنگامی که با مشتری به صحبت می‌نشینید تا دربارهٔ انتظارات وی از مرحلهٔ اجرا که در آن شروع به کار طراحی می‌کنید گفت‌وگو کنید، نیاز است که تبادل اطلاعات واضحی داشته باشید.

علاوه بر این، همیشه تا زمان رسیدن به مرحلهٔ تکمیل آن، در طول پروژه تبادل اطلاعات دائمی دربارهٔ موکاپ و سایر اطلاعات مربوطه وجود دارد. اگر مکانی برای همه این‌ها داشته باشید، در وقت و تلاش شما صرفه‌جویی می‌شود.

اکنون، آسان‌ترین راه برای خلاص‌شدن از این چالش سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت پروژه مانند ProofHub است. نکتهٔ خوب دربارهٔ نرم‌افزار مدیریت پروژه این است شما در هنگام دورکاری یک مرکز برای تمام وظایفتان، تبادل اطلاعات، همکاری و پیگیری کارهایتان دارید.

۳.مسیرهای همکاری را واضح بیان کنید

همکاری کلید یک طراحی زیبا است. تبادل دائمی اطلاعات همان چیزی است که منجر به طراحی خلاقانه می‌شود که نه‌تنها چشم‌نواز است؛ بلکه از نظر عملکردی نیز کارآمد است.

برای مدیرانی که به دنبال بهترین تیم طراحی خود در دورکاری هستند، داشتن مسیرهای همکاری کاملاً مشخص ضروری است. این بدان معنی است که شما:

• برای آن‌ها یک فضای مجازی آماده کنید تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.
• روند اشتراک‌گذاری و بازبینی را ساده کنید.
• اطمینان حاصل کنید که در جلسات گفت‌وگو هرگاه که آن‌ها احساس نیاز کردند، شما در دسترس هستید.

۴. ارتباط مداوم ایجاد کنید

به نظر جذاب و الهام‌بخش می‌رسد، طراحی می‌تواند یک کار استرس‌زا باشد. به‌عنوان یک مدیر، باید با اعضای تیم خود یک رابطهٔ نزدیک برقرار کنید تا آن‌ها بتوانند ارتباط برقرار کنند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.

این مهم است؛ زیرا ارتباط الهام‌بخش است.

علاوه بر این، به‌عنوان ازبین‌برندهٔ استرس و فشار کار می‌کند. چون استرس کاری یکی از رایج‌ترین مسائل در کارمندان دورکاری است، این باید اولویت شما باشد که برای تیم طراحی‌تان به همه مواردی که برای ساده‌سازی ارتباط لازم است دسترسی فراهم کنید.

به‌عنوان‌مثال، دردسترس‌بودن در یک ابزار چت در ساعات کاری یکی از مواردی است که می‌توانید انجام دهید. ویدئو روزانه و چت‌های غیررسمی مانند “قهوهٔ مجازی” یکی دیگر از بهترین روش‌ها برای برقراری ارتباط است.

فعالیت‌هایی ازاین‌قبیل ذهن را تازه نگه می‌دارد و به تجدید خلاقیتی که انزوای اجتماعی ناشی از دورکاری آن را از بین برده، کمک می‌کند.

۵.انتظارات درست تنظیم کنید

انتظارات غلط می‌تواند در طول زمان چه از نظر فرهنگ کار، شرایط لازم و مهلت انجام کار آسیب برساند. هنگامی‌که شما از راه دور چیزی را مدیریت می‌کنید، نمی‌توانید ریسک انتظارات نامشخص را برای خراب‌کردن پروژه‌تان بپذیرید.

اینجاست که داشتن سیاست کاری واضح و مشخص که انتظارات از یک کارمند را مشخص می‌کند مهم می‌شود.

به‌عنوان رهبر گروه، باید موارد مهمی که اعضای گروه در هنگام کارکردن باید در نظر بگیرند، استانداردهای اخلاقی را که در حین کار باید طرح کنید، دستورالعمل‌ها، ارتباط با مشتری و غیره را ثبت کنید.

علاوه بر این، تنظیم واضح آنچه که مشتری از کار انتظار دارد و انجام آن در زمان مناسب نکتهٔ اصلی است.

روند ایجاد این انتظارات درست زمانی شروع می‌شود که آن‌ها را استخدام کنید. شما نیاز به مهارت کتبی و کلامی دارید تا انتظارات را به طور واضح منتقل کنید و آن‌ها را مستند کنید که همه بتوانند در آینده به آنها مراجعه کنند.

۶.در رویکرد خود انعطاف‌پذیر باشید

یکی از امتیازات کار از خانه این است که به شما فرصت می‌دهد تا در محیط به انتخاب خود و زمانی که احساس مثمرثمر بودن می‌کنید کار کنید. اگر در فراهم‌کردن این انعطاف‌پذیری در بین اعضای تیمتان قادر نیستید، شما درواقع مهم‌ترین جنبهٔ دورکاری را نادیده می‌گیرید.

به‌جای وادارکردن کارمندانتان که بیشترین ساعت را کار کنند بیشتر بر روی انجام کارها تمرکز کنید. شما باید به یاد داشته باشید که در نهایت، نتایج مهم هستند نه زمان صرف شده.

دربارهٔ مهلت اتمام کارها سخت‌گیر باشید، اما در مورد ساعتی که در کار صرف می‌کنید سخت نگیرید. چنین فضایی بهره‌وری و خلاقیت را از بین می‌برد.

۷.فناوری را بهترین دوست خود کنید

برای تیم‌های دورکاری، هیچ دوستی بهتر از تکنولوژی نیست. در مورد آخرین ترندهای فناوری به‌روز باشید تا بتوانید از ابزارهای همکاری، مدیریت پروژه و غیره نهایت استفاده را ببرید.

تکنولوژی می‌تواند به شما کمک کند تمام چالش‌های ناشی از پراکنده بودن تیم شما در مکان‌های مختلف را از بین ببرد. این به خود شما بستگی دارد که برای استفاده از این تکنولوژِی تلاش کنید.

به‌عنوان‌مثال، تعداد زیادی ابزارهای مدیریت پروژه طراحی در بازار موجود است. می‌توانید آن‌ها را امتحان و یکی از راه‌حل‌های مناسب را انتخاب کنید.

از اختصاص وظایف گرفته تا همکاری اعضای تیم برای بررسی پرونده‌ها، زمان پیگیری و موارد دیگر – همهٔ این ویژگی‌ها را می‌توانید در یک فضا با ابزارهای مدیریت پروژه جدید به دست آورید.

استخدام به‌صورت دورکاری

یکی از مهم‌ترین کارها در نحوهٔ مدیریت تیم از راه دور استخدام افراد مناسب است. اینکه یک کارمند خوب بتواند یک کارمند خوب دورکار باشد اطمینانی نیست. سه ویژگی مهم که یک کارمند دورکار باید داشته باشد نظم هدایت و سازمان‌دهی است.

قطعاً در نحوه مدیریت تیم از راه دور نمی‌توانید مرتباً و به‌صورت نگهبانی مراقب کارهای کارمند دورکار باشید؛ بلکه او باید بتواند خودش کارها را مدیریت کند. پس در مورد فردی که می‌خواهید استخدام کنید دقت لازم را داشته باشید.

عدم توانایی او در مدیریت کارها می‌تواند تمام برنامه‌های شما را به هم بزند. از جمله کارهایی که قبل از استخدام می‌توانید انجام دهید مطمئن شدن از تجربه و صلاحیت فرد است.

می‌توانید از تست‌های مختلف شخصیت‌شناسی نیز بهره ببرید. همچنین بهتر است رزومه و نمونه کارهای قبلی وی را بررسی کنید.

در مصاحبه برای استخدام افراد دورکار چه سؤالاتی باید بپرسیم؟

سؤالاتی که پرسیده می‌شود باید بر اساس سنجش اخلاق و انگیزه فرد باشد. در طول مصاحبه سؤالاتی بپرسید که میزان توانایی فرد در برنامه‌ریزی را مشخص کند. با این کار بازدهی تیم را افزایش می‌دهید.

به‌عنوان نمونه چند تا از سؤالاتی که می‌توانید در مصاحبه بپرسید را در زیر آورده‌ایم:

• برای مدیریت پروژه‌هایی که دارید از چه ابزار یا برنامه‌ای استفاده می‌کنید؟
• اگر تمامی کارها به شما سپرده شود و مدیریت زمانی برای بررسی کار شما نداشته باشد الویت بندی کارها را چطور انجام می‌دهید؟
• چرا می‌خواهید به‌صورت دورکار فعالیت کنید؟

شما می‌توانید برای مصاحبهٔ دورکاری به سه صورت  تماس تلفنی یا تماس ویدئویی یا به‌صورت متنی انجام دهید. درست است که مصاحبهٔ ویدئویی در الویت قرار دارد؛ اما مصاحبهٔ نوشتاری را دست‌کم نگیرید.

چیزی که در نحوهٔ مدیریت تیم از راه دور اهمیت دارد این است که بتوانید ایده‌ها و مشکلات را واضح بیان کنید.

نکتهٔ دیگر در نحوه مدیریت تیم از راه دور استفاده از ابزارهایی برای مدیریت کارهاست مثلاً ابزاری مثل میزیتو اما آنچه که واقعاً اهمیت دارد و باعث پیش برد کارها می‌شود تمایل کارمندان دورکار برای انجام پروژه‌هاست.

معایب استخدام کارمندان دورکار

استخدام کارمندان به‌صورت دورکار حتماً معایبی دارد و در نحوهٔ مدیریت تیم از راه دور تاثیر گذار است. از جمله معایب آن را در زیر می‌آوریم:

• ازآنجاکه کارمندان دورکار اغلب تمایل دارند بر روی چند پروژه فعالیت کنند گاهی مدیریت کارها برایشان دشوار شده و زمان را از دست می‌دهند.
• برای کارمندان دورکار زمان پاسخگویی به پیام کارفرما نیز چالش‌برانگیز است.
• چرا که افراد فریلنسر در مناطق مختلف جغرافیایی زندگی می‌کنند و ممکن است پیام شما ساعت‌ها دیده نشود. همچنین اگر کارمندان دورکار چند پروژه از مناطق مختلف را دریافت کرده باشند چالش بیشتری برای پاسخگویی دارند و این یکی از مشکلات برای کارفرما در نحوهٔ مدیریت تیم از راه دور محسوب می‌شود.
• اگر برای استخدام کارمندان دورکار قرارداد نداشته باشید در اکثر مواقع ممکن است فرد کار شما را رها کند. ممکن است فریلنسر به دنبال موقعیت شغلی بهتری باشد.
• ازآنجا که در حالت دورکاری باید یک‌سری دسترسی‌ها به داده‌های شرکت یا سایت شرکت بدهید اگر کارمند دورکار شخص مطمئنی نباشد با دردسر مواجه خواهید شد.

رهبر مدیریت نمی‌کند

کار مدیر این نیست که فقط وظایف را تعیین کند و تیم را پیگیری کند. این بیشتر نقش رهبر است که انتظار می‌رود استعداد تیم را هدایت کند.

به یاد داشته باشید، مدیریت چیزی بیشتر از ایجاد انگیزه در افراد نیست. اکنون، اینکه چطور می‌توانید به طور مؤثر در تیم طراحی از راه دور خود انگیزه ایجاد کنید کاملاً به سه چیز بستگی دارد:

• تلاشی که برای آن‌ها می‌کنید.
• ارتباطی که با آنها ایجاد می‌کنید.
• فناوری‌هایی که برای حل چالش‌های آن‌ها استفاده می‌کنید.

اگر بتوانید این سه کار را در حد توانایی خود انجام دهید، مطمئناً یک تیم طراحی موفق خواهید داشت.

سؤال اصلی این است – که آیا شما آماده برای سرمایه‌گذاری در این سه مورد هستید؟

اکنون این شما هستید که تعیین می‌کنید چگونه می‌توانید با پاندمیک همراه گردید و از آن استفاده درست کنید. ما در این مقاله فواید و چالش‌های دورکاری را بررسی کردیم.

نکات و راهکارهای مهم که به شما در نحوه مدیریت تیم از راه دور کمک می‌کنند را معرفی نمودیم. امیدواریم این نکات در برقراری ارتباط بهتر با تیم طراحی کمکتان کند.

منبع:www.mockplus.com